Подготовлен проект ФЗ по ведению документов, предусмотренных трудовым законодательством, в электронном виде

Правительство РФ предложило ввести в действие с 1 января 2020 года по 31 декабря 2022 года инициативу по ведению документов, связанных с работой, в электронном виде без дублирования их на бумажном носителе. 

Предполагается, что по заявлению работника (в письменном виде или направленному на адрес электронной почты работодателя) о выдаче документов, которые отслеживаются в электронном виде, работодатель обязан выдать не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника способом, указанным в заявлении работника (на бумажном носителе или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью).

Работодатель имеет право хранить документацию в электронном виде без дублирования на бумажном носителе. Передача дел на архивное хранение осуществляется работодателем на основании законодательства об архивном деле.

Предусматривается, что в рамках эксперимента отобранные работодатели проведут следующие мероприятия:

• установить виды документов, связанных с работой, в отношении которых будет проводиться эксперимент;
• определить структурные подразделения организаций, участвующих в эксперименте (при необходимости);
• подготовить и принять локальные нормативные акты и (или) внести в них изменения с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при его наличии) по следованию статье 372 Трудового кодекса РФ по вопросам проведения эксперимента, в том числе использования видов электронной подписи работодателем и работником;
• ознакомить работников с порядком проведения эксперимента посредством использования информационной системы, применяемой работодателем либо на бумажном носителе.

Предполагается, что за период проведения эксперимента решатся вопросы обеспечения сохранности электронных документов постоянного и долговременного хранения в рамках реализации федерального проекта "Нормативное регулирование цифровой среды" Национальной программы "Цифровая экономика Российской Федерации", в течение 2019 года будет подготовлен ряд законопроектов, регламентирующих работу с электронными документами, решится вопрос об использовании отечественных технических средств и программного обеспечения для хранения информации в электронном виде, целостности и достоверности на протяжении установленных сроков хранения.

По итогу отмечаем: электронный документооборот в компании позволит сохранить на длительный временной период сведения о сотрудниках, договора, иные документы. При необходимости, информацуию можно отыскать на электронных носителях, что исключит бюрократические процессы в организациях.